B2B Portal: Bayi Siparişleri İçin Web Uygulaması

B2B portal, bayilerinizin ve toptan müşterilerinizin giriş yapıp kendi fiyat ve koşullarıyla sipariş verdiği, geçmiş siparişlerini ve belgelerini gördüğü bir web uygulamasıdır. Telefonla, e-postayla ya da Excel dosyasıyla gelen siparişler tek yerde toplanır. Herkese açık bir mağazada fiyatlar ve katalog genellikle giriş yapmadan görülebilir. Portalda ise giriş yapan kişiye göre değişir. Bu yazıda portalın hangi işi çözdüğünü, hangi özelliklerle kurulduğunu ve hazır ürünün özel yapımdan ne zaman daha mantıklı olduğunu anlatıyoruz.

B2B portal nedir?

B2B portal, işletmenizin başka işletmelere sattığı ürün ve hizmetler için kurulan, girişli bir sipariş ve hesap ekranıdır. Müşteri kendi hesabıyla girer, kendi fiyat listesini görür, sipariş verir ve eski siparişlerine bakar. Siz de siparişleri tek panelden yönetirsiniz, telefon trafiği olmadan.

Aynı şeye farklı isimlerle rastlarsınız: bayi portalı, B2B sistemi, B2B yazılımı, toptan sipariş platformu. Aralarındaki fark çoğunlukla kapsamdadır. Bayi portalı genellikle sipariş ve belge paylaşımıyla sınırlı kalır. B2B e-ticaret ise ödeme, kampanya ve katalog yönetimini de içerir.

B2B portal normal e-ticaret sitesinden nasıl ayrılır?

B2C mağazada müşteriler genellikle herkese açık fiyatları görür ve sunulan ödeme yöntemlerinden birini seçer. B2B portal her müşteriyi tanır ve ona göre davranır:

Konu	B2C mağaza	B2B portal
Fiyat	Herkese aynı	Müşteriye veya gruba özel
Katalog	Herkese açık	Girişten sonra, yetkiye göre
Ödeme	Kart, havale veya sunulan diğer yöntemler	Müşteriye göre vade, cari hesap, havale veya kart
Sipariş	Tek tek	Toplu, tekrar eden, Excel ile yükleme
Kullanıcı	Bireysel müşteri	Bir firmanın birden çok çalışanı
Sistem bağlantısı	Ödeme ve kargo	ERP, stok, muhasebe

E-ticaret sitesi kurmak yazısındaki adımlar B2B için de geçerlidir, ama tasarım kriteri değişir. B2C mağaza dönüşüm oranına göre şekillenir. B2B portalın ölçüsü ise bir bayinin haftalık siparişini birkaç dakikada tekrarlayıp tekrarlayamadığıdır.

B2B portal hangi özellikleri içermeli?

Liste işletmeden işletmeye değişir. Bayilerle çalışan çoğu firmada çekirdek şunlardır.

Müşteriye özel fiyat ve koşullar: her bayi kendi iskontosunu, minimum sipariş adedini ve ödeme vadesini görür. Başka bir bayinin fiyatı hiçbir ekranda çıkmaz.

Sipariş geçmişi ve tekrar sipariş: düzenli alım yapan müşteri için en çok zaman kazandıran özelliktir. Geçmiş sipariş sepete geri yüklenir, yalnızca değişen kalemler düzeltilir.

Toplu sipariş girişi: ürün kodu ve adet içeren bir liste ya da Excel dosyası yüklenir. Yüzlerce kalemi tek tek aramak gerekmez.

Belgeler: fatura, irsaliye, katalog ve teknik doküman müşterinin hesabında durur. "Faturayı tekrar gönderir misiniz" e-postaları azalır.

Stok ve sipariş durumu: müşteri ürünün stokta olup olmadığını ve siparişinin hangi aşamada olduğunu size sormadan görür.

Çok kullanıcılı hesap ve roller: bayinin satın alma sorumlusu sipariş verir, muhasebesi yalnızca faturaları görür. Kimin neyi göreceğini yetki belirler.

Yönetim paneli: fiyat listelerini, müşteri onaylarını ve siparişleri bu panelden yönetirsiniz. Çoğu projede emeğin büyük kısmı müşterinin görmediği bu taraftadır.

B2B portal ERP ve stok sistemine nasıl bağlanır?

Portalın işe yarayıp yaramayacağını mevcut sistemlerinizle ne kadar iyi konuştuğu belirler. Stok, fiyat ve cari bilgisi çoğu işletmede ERP ya da muhasebe yazılımındadır. Portal bunları elle girilen ikinci bir kopya olarak tutarsa iki kaynak zamanla ayrışır ve bayi yanlış bir fiyat gördüğü anda portala güveni kaybeder.

Bu yüzden entegrasyon kararlarını projenin başında vermek gerekir:

• Hangi sistem doğru kabul edilecek? Fiyat ve stok ERP'de yönetilir, portal yalnızca gösterirse düzen en sağlam olur.
• Veri ne sıklıkla akacak? Çoğu işte stok için anlık, fiyat listesi için günlük eşitleme yeter. Gerçekten anlık olması gereken yerleri ayırmak işi hafifletir.
• Sipariş nereye düşecek? Portaldan verilen sipariş ERP'ye otomatik gitmezse biri onu elle yeniden girer.
• ERP'nin API'si var mı? Eski bir ERP'nin dışarıya açık arayüzü yoksa bu iş ayrıca planlanır. Teklif aşamasında ilk sorulacak sorulardan biridir.

Bu entegrasyon işi çoğu B2B projesinin asıl yükünü taşır. Ekranlar onun üzerine kurulur.

Girişli bir web uygulamasında yetki ve veri nasıl kurulur? Plainhub'dan notlar

Plainhub bir B2B portal değil. Yine de aynı türden sorunları çözdük. Plainhub tarayıcıda çalışan, girişli bir web uygulaması: kurucular şirketlerinin nakit ve runway rakamlarını orada görüyor. Bir portala taşınabilecek dört karar çıktı:

• Roller ve bölüm bazlı yetki. Plainhub'da ekip üyelerine rol veriliyor ve her bölümün yetkisi ayrı tanımlanıyor. Bayinin satın alma ve muhasebe çalışanı için de aynı mantık gerekir. Yetkiyi sonradan eklemek zordur, veri modeli baştan buna göre kurulmalıdır.
• Tek kaynak. Plainhub'da rakamlar tek bir modelden hesaplanıyor ve bütün ekranlar oradan besleniyor. Portalda fiyat ve stok için de tek kaynak olmalı.
• Çıktı alınabilen rapor. Plainhub baskıya uygun bir finansal rapor üretiyor ve tarayıcıdan PDF olarak kaydedilebiliyor. Portalda fatura ve sipariş özeti için aynı fikir işe yarar: müşteri belgeyi kendisi alabilmeli.
• Ayrı yüzler. NovaOracles'ta herkese açık sayfalar bir adreste, giriş ve hesap ekranları başka bir adreste duruyor. Portalda tanıtım sayfalarını girişli sipariş ekranlarından ayırmak, güvenlik sınırını netleştirir.

Hazır B2B yazılımı mı, özel B2B portal mı?

Hazır yazılım hızlı başlar. Özel yapım ise iş akışınıza göre şekillenir. Seçim, iş akışınızın ne kadar standart olduğuna bağlıdır.

Hazır ürün şu durumlarda mantıklıdır: fiyat yapınız sade, kataloğunuz küçük, mevcut bir platformun akışı sizinle örtüşüyor ve tek ihtiyacınız sipariş almak.

Özel yapıma şu durumlarda bakmaya değer: müşteriye özel fiyat kuralları karmaşıksa, ERP ile derin bir entegrasyon gerekiyorsa, bayilerinize kendi markanızla bir deneyim sunmak istiyorsanız ya da hazır ürünün kısıtları iş yapış şeklinizi bozuyorsa.

Kendinize şunu sorun: hazır ürünün kuralları bana mı uyuyor, ben mi onlara uyuyorum? İkincisiyse özel yapımı değerlendirmek mantıklıdır. Bu karar genel olarak özel yazılım geliştirme yazısında anlatılıyor, B2B portal onun bir uygulaması.

B2B portal projesi nasıl ilerler ve kapsamı ne belirler?

Süreç diğer web projelerine benzer: kapsam yazılır, tasarım onaylanır, geliştirme ve entegrasyon yapılır, test edilir, bayilere kademeli açılır. Önce birkaç bayiyle başlamak, hatayı küçükken görmenizi sağlar. Genel adımlar için web sitesi yaptırma yazısına bakabilirsiniz.

Bu yazıda tutar vermiyoruz. Kapsamı şu başlıklar belirler:

• Fiyat ve iskonto kurallarının karmaşıklığı
• Bağlanacak sistem sayısı ve bunların arayüz kalitesi
• Kullanıcı rolü ve onay akışı sayısı
• Tasarımın özgünlüğü ve yönetim panelinin kapsamı
• Yayın sonrası bakım ve destek

Net bir teklif için kapsamın yazılı olması gerekir. Kapsam da kısa bir görüşme ve mevcut sistemlerinizin bilgisiyle çıkar.

B2B portal için ilk görüşmeye ne hazırlanmalı?

İlk görüşmeye şunları getirirseniz teklif daha isabetli olur:

1. Siparişlerin bugün hangi kanallardan geldiği ve bir siparişin nasıl işlendiği.
2. Kaç bayi ya da toptan müşteriniz olduğu ve fiyatın nasıl belirlendiği.
3. Kullandığınız ERP, stok ve muhasebe yazılımları.
4. Müşterilerinizden en çok gelen talepler: fiyat, stok, fatura, sipariş durumu.
5. İlk sürümde mutlaka olması gereken üç şey.

Sık Sorulan Sorular

B2B portal nedir?

B2B portal, bayilerin ve toptan müşterilerin giriş yaparak kendilerine özel fiyat ve koşullarla sipariş verdiği, sipariş geçmişini ve belgelerini gördüğü web uygulamasıdır. Telefon, e-posta ve Excel ile gelen siparişleri tek yerde toplar ve işletmenin ERP ya da stok sistemine bağlanabilir.

B2B portal ile B2B e-ticaret aynı şey mi?

Çoğu zaman aynı ihtiyaca verilen iki isimdir. Bayi portalı daha çok sipariş ve belge paylaşımını, B2B e-ticaret ise ödeme, kampanya ve katalog yönetimini de kapsayan geniş yapıyı anlatır. İsimden çok kapsamın yazılı olması önemlidir.

B2B portal ERP ile bağlanır mı?

Evet, iyi bir portal fiyat, stok ve cari bilgisini ERP'den alır ve siparişi ERP'ye geri iletir. Eski sistemlerin dışarıya açık bir arayüzü yoksa bu iş ayrıca planlanır. Entegrasyon, projenin en çok emek isteyen kısmı olabilir.

Hazır B2B yazılımı mı, özel yapım mı seçmeliyim?

İş akışınız standartsa ve hazır ürünün kuralları size uyuyorsa hazır ürün hızlı ve yeterli olabilir. Müşteriye özel fiyat kuralları karmaşıksa, derin ERP entegrasyonu gerekiyorsa ya da bayilerinize özgün bir deneyim sunmak istiyorsanız özel yapım daha mantıklıdır.

B2B portal ne kadar sürede yayına çıkar?

Süre kapsama bağlıdır. Fiyat kuralları ve entegrasyon sayısı arttıkça uzar. Önce birkaç bayiyle başlayıp sonra tamamına açmak ilk sürümün kapsamını daraltır ve sorunları daha az kullanıcı etkilenirken görmenizi sağlar. Net takvim yazılı kapsamla çıkar.

B2B portal için nereden başlamalı?

Bayi siparişlerinizi tek bir web uygulamasında toplamak istiyorsanız önce bugünkü sipariş sürecinizi ve bağlanacak sistemleri yazıya dökün. OZGN Studio'da tasarımı, kodu ve entegrasyonları aynı ekip yürütüyor. Kapsamı web tasarım ve geliştirme sayfasında görebilirsiniz. Projenizi konuşmak için hello@ozgnstudio.com adresine kısa bir mesaj yazmanız yeterli.