Уеб
ERP система: кога готова, кога по поръчка и как се избира
ERP система е софтуер, който събира на едно място основните процеси на фирмата: поръчки, склад, закупуване, фактуриране и данни за счетоводството. Ако процесите ви са типични, готов продукт обикновено е достатъчен. Модули и интеграции по поръчка се поръчват за частта от работата, която той не покрива.
Статията е за собственици и управители, които решават какво да купят или възложат. Не препоръчваме конкретен продукт. Ще видите как да прецените какво ви трябва и какво да подготвите преди разговор с доставчик.
Какво прави ERP системата?
ERP е една база от данни, върху която работят всички отдели. Търговецът въвежда поръчка, складът вижда какво да изпрати, счетоводството получава фактурата, а управителят вижда наличности и обороти без да чака отчет. Вместо всеки отдел да води своя таблица, всички четат и пишат на едно място.
Типичните модули са продажби, склад, закупуване, финанси и отчети. Някои системи добавят производство, човешки ресурси или управление на проекти. Рядко ви трябват всички наведнъж, затова започнете от двата-три процеса, които днес създават най-много ръчна работа.
Нужна ли ви е ERP система?
Нужна ви е, когато един и същ запис се въвежда на няколко места и разминаванията започнат да струват време. Ето как изглежда това:
- Поръчките от магазина се преписват на ръка в програмата за фактуриране.
- Складовата наличност в сайта не съвпада с реалната и клиенти поръчват неща, които ги няма.
- Отчетът за месеца се събира от три таблици и една програма, а числата не излизат еднакви.
- Само един човек знае как работи цялата верига и когато той е в отпуск, всичко спира.
Ако нищо от това не ви се случва, може би не ви трябва ERP. Две-три добре свързани малки програми могат да свършат същата работа с по-малко въвеждане. Тежката система, купена рано, се превръща във формуляри, които никой не попълва докрай.
Готова ERP система или по поръчка?
Готовият продукт пасва на типичен процес, а модулът или интеграцията по поръчка на нетипичен.
| Готова ERP система | Модули и интеграции по поръчка | |
|---|---|---|
| Подходяща за | Типични процеси: продажби, склад, фактури | Нетипична част от процеса или връзка между системи |
| Старт | Настройка и обучение | Анализ, разработка, тест |
| Гъвкавост | В рамките на настройките на продукта | Проектира се около вашата работа |
| Връзка с магазин, CRM, счетоводство | Според наличните интерфейси | Заложена в проекта |
| Поддръжка | От доставчика на продукта | Договаря се с изпълнителя |
Често разумният път е готова основа плюс малка надстройка по поръчка. Складът и фактурирането остават в готовата система, а клиентският портал за поръчки или връзката с онлайн магазина се изграждат отделно. Така не поръчвате разработка на неща, които вече съществуват.
Ние не продаваме лицензи за ERP, а изграждаме уеб приложения, вътрешни инструменти и интеграции. Подходът е описан в статията за разработка на софтуер по поръчка.
Как ERP се свързва с онлайн магазина?
Магазинът записва поръчката и плащането и ги предава на ERP, а ERP връща наличностите и статусите. Клиентът вижда в сайта реалното количество, а вие не въвеждате нищо два пъти.
Трудното са правилата. Какво става, когато две поръчки едновременно вземат последния артикул? Коя система е източник на цената, когато клиентът има отстъпка? Какво се случва при връщане? Ако тези правила не са описани предварително, системите започват да си противоречат. Същото важи за документите към поръчката: ако магазинът ви има задължения за отчитане на продажбите, вижте статията за СУПТО и Наредба Н-18 и обсъдете със счетоводителя какво трябва да получава всяка система.
Как се планира самият магазин, включително връзките със склад и счетоводство, е описано в статията за изработка на онлайн магазин.
Как се избира ERP система?
Изборът започва от вашите процеси, а списъкът с функции на доставчика идва след тях.
- Опишете как минава една поръчка от запитването до плащането. Нанесете всяка стъпка и кой я прави.
- Отбележете къде се преписват данни ръчно. Там е най-голямата печалба от автоматизация.
- Подредете нуждите: задължителни, желателни и такива, които могат да почакат.
- Поискайте демонстрация върху вашия случай, не върху примерни данни.
- Попитайте за износа на данни: как ги вземате, ако решите да смените системата.
- Попитайте какви интерфейси предлага за връзка с магазина, счетоводството и други програми.
Последният въпрос тежи най-много. Система, която не се свързва с останалите ви инструменти, ви оставя да преписвате ръчно, а точно това искате да спрете.
Какво да подготвите, преди да говорите с доставчик?
Добре е да донесете на първия разговор:
- Схема на процеса от поръчката до фактурата, дори начертана на лист.
- Списък на програмите, които ползвате днес, и кой с какво работи.
- Примери за най-честите грешки и разминавания.
- Кой отговаря за решенията от страна на фирмата. Проект без един отговорен човек се разтяга.
- Какви данни трябва да се пренесат от старите системи и в какво състояние са.
Последната точка е лесна за подценяване. Старите таблици обикновено съдържат дублирани клиенти, различни написания на един артикул и празни полета. Почистването е част от проекта и е по-добре да започне рано.
Какво показва Plainhub за системите за управление?
Plainhub е финансова уеб платформа за стартъпи, която проектирахме, разработихме и пуснахме. Не е ERP, но три решения в нея стоят и пред всяка система за управление на бизнес.
Първото е откъде идват данните. В Plainhub няма банкови достъпи, качване на извлечения и връзки със счетоводни програми. Основателят записва с обикновени думи събитията, които променят числото, а моделът преизчислява паричните средства, burn rate, MRR и runway. Резултатът е толкова актуален, колкото са записаните събития. В ERP стои същият въпрос: колко данни идват автоматично, колко се въвеждат на ръка и кой отговаря за въвеждането.
Второто е кой какво вижда. В Plainhub членовете на екипа имат роли и права по раздели, а всяко работно пространство е достъпно само за своята компания. В ERP това е ежедневен въпрос: търговецът не бива да вижда себестойността, а складовикът не бива да променя цени.
Третото е потвърждението. AI финансовият агент в Plainhub показва сумата, която е разбрал от описанието, и чака потвърждение, преди да запише. Всяка автоматизация, която пише в бизнес данни, има нужда от такава стъпка. Повече има в Plainhub.
Какво да направите сега?
Ако нямате ERP, започнете с картата на процеса и оставете избора на продукт за после. Ако вече имате ERP, но тя не е свързана с магазина или няма клиентски портал, достатъчна е интеграция или малък модул. Това е по-малък проект от смяната на системата. Уеб приложенията и интеграциите са част от услугата уеб дизайн и разработка. Ако ви трябва платформа за дилъри и клиенти на едро, прочетете за B2B платформата.
Често задавани въпроси
Какво е ERP система? ERP е система, която събира на едно място процесите на фирмата: поръчки, склад, закупуване, фактуриране, счетоводни данни, понякога и производство. Целта е всеки да работи с едни и същи данни, вместо всеки отдел да води свои таблици.
Нужна ли е ERP система на малък бизнес? Не винаги. Ако поръчките, складът и фактурите се водят в две-три програми и данните не се преписват ръчно, може да не ви трябва. Нужда се появява, когато един и същ запис се въвежда на няколко места и разминаванията започнат да струват време и пари.
Готова ERP система или по поръчка? Готовата е разумна, когато процесите ви са типични. Модул или интеграция по поръчка има смисъл, когато една част от работата ви е нетипична, например начин на поръчване от клиентите, специфична складова логика или връзка с онлайн магазин.
Може ли ERP да се свърже с онлайн магазин? Да. Обикновено магазинът изпраща поръчките и плащанията към ERP, а ERP връща наличности и статуси. Колко от това става автоматично, зависи от това какви интерфейси предлагат двете системи.
Продавате ли ERP? Не продаваме лицензи за ERP. Изграждаме уеб приложения, онлайн магазини, вътрешни инструменти и интеграции между системите, които вече ползвате.
Как да ни пишете?
Опишете в няколко реда какво се преписва ръчно при вас и кои системи ползвате, и пишете на hello@ozgnstudio.com. Ще започнем с кратък анализ и ще предложим малка първа стъпка с ясна цел. Как протича работата, е описано на страницата как работим.