Уеб
СУПТО и Наредба Н-18: какво важи за онлайн магазина
СУПТО е софтуер за управление на продажбите в търговски обект, а Наредба Н-18 урежда как продажбите се регистрират и отчитат. За онлайн магазина е решаващо дали приема плащания, за които се изисква фискален бон. Според НАП само тогава магазинът подава информация за себе си и за софтуера си. За картови плащания от разстояние има и алтернативен режим.
Статията се опира само на официалните страници на НАП и не е правен съвет. Правилата са технически и се променят, затова всяко заключение за вашия магазин потвърдете със счетоводителя си. Ние изграждаме онлайн магазини и интеграции и не издаваме данъчни становища. Тук ще видите какво трябва да е уредено в самия магазин, преди да го пуснете.
Какво е електронен магазин според НАП?
НАП цитира определението от допълнителните разпоредби на ЗДДС. Електронен магазин е софтуер, достъпен през интернет с уеб браузър или мобилно приложение, чрез който се продават стоки или услуги с договор от разстояние. В определението влизат изборът на стоки през количка, данните за контакт на купувача, адресът за доставка и методът на плащане.
Ако клиентът избира артикули онлайн, въвежда адрес и плаща, сайтът ви е електронен магазин в смисъла на закона. Магазинът може да е ваш, нает или в платформа на друго лице. Според НАП задължението за подаване на информация, когато то съществува, важи и в трите случая.
Кой подава информация в НАП?
Според страницата на НАП „Изисквания към е-търговците“ информация подават лицата, които продават през електронен магазин и приемат плащания, за които се изисква фискален бон. Основанието е чл. 3, ал. 1 и чл. 52м от Наредба Н-18. Лице, което продава онлайн, но не приема такива плащания, не е задължено, а може да подаде данните доброволно.
От това не следва в коя група сте. Дали плащанията ви изискват фискален бон, решава счетоводителят ви според начина, по който приемате пари: карта онлайн, наложен платеж, банков превод.
Информацията се подава през портала за електронни услуги на НАП с квалифициран електронен подпис (КЕП), преди започване на дейността. Включва наименованието и уеб адреса на магазина, данни за лицето, което продава, вида на стоките, данни за софтуера и за хостинг услугата, описани в Приложение № 33. При промяна, включително при прекратяване на дейността, данните се подават отново в 7-дневен срок. НАП води публичен списък на електронните магазини.
Част от тези данни зависят от проекта: на кого са хостингът и домейнът, къде работи софтуерът на магазина и кой знае тази информация. Най-добре е да са ясни още преди разработката.
Какво казва НАП за СУПТО?
На страницата за ползватели на СУПТО НАП описва следното. Публичният електронен списък на софтуерите за управление на продажбите е по чл. 118, ал. 16 от ЗДДС. Лице, което избере да ползва в търговски обект софтуер от този списък, е длъжно да ползва в обекта само него (чл. 118, ал. 18 от ЗДДС).
Ползвателят подава информация в срок до 7 дни от инсталирането на софтуера. Тя включва име и адрес на обекта, име и версия на софтуера, доставчик, начална дата на ползване и свързаните фискални устройства. При промяна данните се подават отново в 7-дневен срок, електронно и с КЕП. Като правило софтуерът трябва да управлява всички работещи фискални устройства в обекта (чл. 52з, ал. 3 от Наредба Н-18). Страницата изброява и изключения от това правило, които тук не разглеждаме.
Страницата не казва, че всеки онлайн магазин трябва да използва софтуер от списъка, затова и ние не го твърдим. Кога точно магазинът е в обхвата на СУПТО, е въпрос към счетоводителя и към НАП.
Какво е алтернативният режим за онлайн магазини?
НАП описва и втори път: вместо с фискално устройство продажбите се регистрират с документ. Режимът има три условия. Лицето продава през електронен магазин, приема неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта и ползва софтуер за управление на продажбите, който отговаря на изискванията по чл. 52с.
В този режим се подава информация по Приложение № 33, включително методите на плащане, доставчиците на платежни услуги и платежните сметки. За всеки календарен месец се подава и стандартизиран одиторски файл по Приложение № 38, до 15-о число на следващия месец. И двете подавания са електронни, с КЕП.
Документът за продажбата трябва да е четим и да съдържа реквизитите по чл. 52о, ал. 1. Сред тях са уникален номер на поръчката, референтен номер на финансовата транзакция и двумерен баркод (QR код) по Приложение № 18а. Търговецът предоставя документа на клиента по електронен път. Затова в този режим самият магазин трябва да може да генерира тези данни.
Какви документи може да получи клиентът?
Според страницата на НАП „Документи за продажба“ продажбите през електронен магазин могат да се регистрират с фискален или системен бон в електронен вид, без отпечатване. Бонът се изпраща на имейла на клиента, а данните за изпращането се съхраняват. Алтернативата е документът по чл. 52о при неприсъствено плащане с карта.
| Вариант | Как се отчита продажбата | Какво прави магазинът |
|---|---|---|
| Електронен фискален или системен бон | Бон в електронен вид, без отпечатване | Изпраща бона на имейла на клиента и съхранява данните за изпращането |
| Алтернативен режим | Документ по чл. 52о, не от фискално устройство | Генерира документа, предоставя го по електронен път и подава месечен одиторски файл |
Таблицата показва само какво магазинът трябва да умее технически. Кой ред важи за вас, определя счетоводителят.
Какво трябва да е уредено в самия магазин?
Каквото и да е решението, магазинът е мястото, където се срещат поръчката, плащането и документът. Преди разработката си струва да има отговор на няколко въпроса.
- Кои начини на плащане ще приема магазинът: карта онлайн, наложен платеж, превод?
- Как поръчката се свързва с плащането: има ли уникален номер на поръчката и референтен номер на транзакцията, които се записват заедно?
- Къде се съхраняват данните за поръчките и кой има достъп до тях?
- Как клиентът получава документ: автоматично на имейла си след плащане или ръчно?
- Свързва ли се магазинът с касов, счетоводен или складов софтуер и коя система е източник на истината за продажбите?
Последният въпрос определя как ще се пазят данните. Когато продажбите се записват на две места, рано или късно се появяват разминавания. Затова в проектите за онлайн магазини магазинът записва поръчката и плащането, а другата система получава данните от него автоматично и никой не ги преписва. За по-широката картина вижте как се изработва онлайн магазин, а за готови платформи срещу код по поръчка прочетете за създаването на онлайн магазин.
Кога магазинът има нужда от интеграция със софтуер за продажби?
Интеграция има смисъл, когато продавате и онлайн, и в обект, или когато счетоводителят ви работи със софтуер, който трябва да получава всяка поръчка. Тогава магазинът изпраща поръчките, плащанията и номерата на документите към другата система в момента, в който се случат.
Ако имате и склад, и фактуриране, и онлайн продажби, може да ви трябва по-голяма система. За нея вижте ERP системата и разработката на софтуер по поръчка. Интеграцията може да е и малка: един мост между магазина и програмата, която вече ползвате.
Какво не можем да потвърдим от официалните източници?
В публикации и коментари се срещат срокове и нови задължения, които не успяхме да потвърдим от официална страница или от текста на наредбата. Затова не ги описваме. Не посочваме и конкретни глоби или суми, защото не са в страниците на НАП, на които се опираме.
Ако четете материал, който твърди нов срок или ново задължение за онлайн магазините, проверете го в раздела „Фискални устройства, СУПТО и е-магазини“ на сайта на НАП и в текста на Наредба Н-18 в Държавен вестник или в lex.bg. Дата без връзка към официален източник не е основание за решение.
Как протича проектът при нас?
При онлайн магазин започваме с описание на плащанията и документите: кой какво получава и къде се записва. Това описание е входът за разработката и за разговора със счетоводителя ви. Ако правилата изискват корекции, те могат да се внесат като част от поддръжката на сайта. Начинът ни на работа е описан на страницата как работим.
Често задавани въпроси
Какво е СУПТО? СУПТО е софтуер за управление на продажбите в търговски обект. НАП води публичен електронен списък на такива софтуери по чл. 118, ал. 16 от ЗДДС. Кой софтуер при вас попада в обхвата, зависи от начина, по който продавате и приемате плащане, затова го потвърдете със счетоводителя си.
Трябва ли онлайн магазинът да се регистрира в НАП? Според страницата на НАП за е-търговците информация подават лицата, които продават през електронен магазин и приемат плащания, за които се изисква фискален бон. Лице, което не приема такива плащания, не е задължено, но може да подаде данните доброволно. Дали вашият случай е такъв, потвърдете със счетоводителя.
Какво е алтернативният режим за онлайн магазини? Това е възможност продажбите да се отчитат с документ, който не е издаден от фискално устройство. Условията са неприсъствено плащане с карта и софтуер, който отговаря на чл. 52с от Наредба Н-18. Допълнително се подава информация по Приложение № 33 и месечен стандартизиран одиторски файл.
Какво прави магазинът при плащане и издаване на документ? Магазинът свързва поръчката с плащането и изпраща на клиента документ по електронен път. Реквизитите на документа са в Наредба Н-18 и на страницата на НАП, а техническата връзка между поръчка, плащане и документ се проектира в магазина.
Можете ли да ми кажете дали магазинът ми е в съответствие? Не даваме правни или данъчни становища. Можем да опишем как е устроен магазинът ви: как се записват поръчките, плащанията и документите. С това описание счетоводителят ви преценява съответствието.
Какво да направите, ако планирате онлайн магазин?
Първо поговорете със счетоводителя си за начина на плащане и отчитане. После опишете магазина на хартия: поръчка, плащане, документ, връзка със системите. С това описание идвате при нас. Изработката на онлайн магазини е част от услугата уеб дизайн и разработка. Пишете ни на hello@ozgnstudio.com и ще започнем с кратък анализ.
Официални източници, на които се опира статията (страниците на НАП):